IT企業の就業規則の作成

社会保険労務士

社会保険労務士には、IT企業独自の働き方や独自の問題をきちんと理解した上でアドバイスが欲しいとのお声をよく耳にしました。
そこで、長年のIT業界経験を活かし業界独自の事情をしっかり理解した上で労務管理に関するアドバイスを行っております。

IT業界の事情を把握した上でアドバイスが欲しい

IT業界には特有の事情があります。

例えば、エンジニアの採用動向は景気に左右されて売り手市場の時もあれば、リーマンショック後や新型コロナ感染拡大時のように極端に買い手市場にシフトする場合もあります。

また、「SESの場合」と「受託開発の場合」とでは、エンジニアの雇用に関し注意すべき事が異なる場合があります。

例えば、「SESの場合」は、プロジェクトが終了し、次の現場がなかなか決まらない場合、待機期間中は余剰人員となります。
長期化することを踏まえて予め賃金をどう設計するかで経営上の大きな問題となる可能性もあります。
その他、派遣先との残業代の取り決めがある場合、エンジニアへの残業代の支給方法も工夫が必要です。

本来は、これらの違いをきちんと把握した上でアドバイスを行う必要がありますが、現状としてはIT業界の特有の事情をきちんと理解した専門家が少ないのではないかと思われます。

弊法人では長年IT業界で勤務していた社会保険労務士がIT業界の事情をきちんと把握した上で就業規則の作成や見直しを行っていいます。

まずは、これが弊法人の強みと言えます。

IT企業でよくある就業規則の失敗例

IT企業の就業規則の相談でよくあるのが、「労働時間の定め方」「メンタルヘルス不全者の対応」「残業代の支払い方」「定年制度」「秘密保持」です。

これらの項目をしっかり規定する必要がありますが、どうも業界の事情を正確に汲み取って規定されていない就業規則を目にします。

最終的に作成された後にセカンドオピニオンとして就業規則のチェックを依頼されることもありますが、特に先の5つは業界事情をきちんと把握しているかどうかはとても大切です。

具体例としては、メンタルヘルス不全者の対応に関する規程です。
家族と連携が必要な場合も多いため、家族との連携に関する条文が必要な場合もあります。

また、産業医との契約をしていないにもかかわらず、産業医面談を義務付けているケースなど実態とは異なる規定をしたがために、実務上対応に困る場合もあります。

やはり実態を把握した上できちんとした就業規則を作成していく必要があります。

その他、多重構造の中で派遣、請負、そして出向の使い分けを理解していないと、契約先とトラブルになる場合もあるため、このあたりの事情を理解していることがとても大切ではないでしょうか?

まとめ

以下の事柄をきちんと理解した上で、就業規則を作成する必要があります。
1.労働時間の定め方(裁量労働制、フレックスタイム制)
2.メンタルヘルス不全者への対応
3.残業代の支払い方(特に固定残業代の支払い方)
4.定年の定め方
5.秘密保持、個人情報保護、情報管理

他社事例を踏まえて作成します

IT業界のことは十分に把握しているので業界用語をあえてほかの言葉に置き換えて話して頂かなくても問題ありません。
またエンジニアの働き方のパターンは十分に理解しているので、どんな問題を含んでいるのかもよく把握しています。

よってIT業界の事情を理解した上で就業規則を作成していくので、どこがポイントであるのか、それほどポイントとならない点とを明確にして作成していくので打合せ時のストレスが軽減されます。

「この場合は○○で、この場合は○○ではない」などと、都度業界事情を説明しながら就業規則の打ち合わせをすると、すごく疲れてしまうのではないでしょうか!?

さて、他社がどうなっているのか?このあたりの事情は非常に気になるところです。

弊法人では、IT企業の就業規則の作成事例が100社を超えることから、他社事例も踏まえ「他社はこんなときのどうしているのか?」というご質問にもしっかり対応いたします。やはり、他社の事例は気になりますから…。

また他社事例を参考に就業規則を作成すると業界の標準的な部分からかけ離れていない就業規則となるため、社員も安心です。

もちろん業界の標準的な部分を気にせず就業規則を作成する企業もありますが、やはりみなさん他社の事例はとても気にされます。

弊法人はIT企業の就業規則の作成事例が豊富であるため、他社動向や他社の悩みが自社の悩みと比較してどう程度なのかお話することができます。

他社事例を踏まえてお話することで自社のヒントをぜひ得ていただきたいと日頃から考えています。

まとめ

1.業界用語をそのままお使いいただいて構いません
2.気になる他社事例も踏まえて作成します
3.IT業界の就業規則作成事例が100社以上あります

対象企業の規模別の特徴

 社員数で言えば、社員数が10人から1,000名未満程度の企業を対象としています。ただし、社員数や企業規模によって就業規則を作成する上で注意する部分が異なるため、就業規則を作成する上で、規模ごとの注意点を挙げてみます。
以下は弊法人がこれまでサポートしてきたお客様の社員数別の特徴です。

10人から20人の場合

社長が一人で労務管理を行っている場合が多いため、トラブル時に会社があたふたしないような規程を作成する必要があります。実態を十分に把握した上で、労働時間の定め方や残業代の払い方など規定する必要があります。


裁量労働制、フレックタイム制、変形労働時間制など自社の実情に応じた労働時間をきちんと把握して、導入を検討することからまずは始めましょう。

20人から50人の場合

この規模になると総務人事担当者がいる企業といない企業が半々です。ただし、総務担当者は労務に精通していない場合がほとんどであるため、実務上のどこでトラブルが起こるのかを把握している場合がほとんどかもしれません。


これらの事情を十分に把握した上で就業規則に反映させていく必要があります。また、今後より急速に社員を雇用する段階にあるため、同レベルのIT企業で実際に発生してトラブルを参考に就業規則を作成していくことをお勧めします。

50人から100人の場合

働き方も多様になるため、福利厚生を重視した規程となる傾向が強い規模です。
年次有給休暇の与え方の工夫や、その他旅費規程、育児介護休業規程など社員がより安心して働ける就業規則へ発展してさせていく必要があります。
この規模になると賃金制度や評価制度も見直す場合も多く、特に賃金規程との連動を踏まえ全体のデザインを考えながら進めてく必要があります。

100人~200人の場合

特にメンタルヘルス不全者への対応が常にある企業規模です。
またパワハラやセクハラなども組織としてきちんと対応しようと考えて企業規模であるため、まずはメンタルヘルス不全者の対応、パワハラやセクハラに対する規程を整備する必要があります。

これらの規定を見直した上で、実際にどう組織として体制を整備するかを踏まえ両輪で考えていく必要があります。


自社または外部のEAP(Employee Assistance Program)でメンタル対策を実施している企業も多いことから運用規程などの整備も同時に行います。

T企業向け就業規則作成の進め方

就業規則を「新規で作成する場合」と「すでに作成済みで施行している場合」では進め方に違いがあります。特にすでに作成している場合には、『不利益変更』の個所について慎重に検討する必要があります。

例えば、固定残業代を導入する場合です。総額賃金を基本給と固定残業代に分けるため、基本給が少なくなるため『不利益変更』の問題が生じます。この場合、不利益変更に対し、合意書などを作成、トラブルを防止する必要があります。

その他、従業員代表者の選出を安易に行う企業もありますが、後でトラブルにならないように従業員代表者を選ぶ場合の過程で手続き面でも慎重に進める必要があります。

これら実務上の事情を踏まえて、ここでは「新規で作成する場合」と「すでに作成済みで施行している場合」の2つのパターンに分けて説明いたします。

社会保険労務士

「新規作成の場合」はここがポイント!

弊法人で作成したIT企業向けのベースとなる就業規則を元に、細部にわたり検討し就業規則を完成させていきます。

具体的には、「ヒアリングシート」に基づき「労働時間の見直し」「残業代の支払い方」「メンタルヘルス不全者がいる場合の休業の仕組み」について検討していきます。

現在悩みのことを率直にお聞きしながら「トラブル防止の視点」からどのように規定するのがベターであるのか規程例をお出ししますので、自社で想定されることや他社事例を踏まえて、どのように規定するのがいいのか一緒に考えながら進めていきます。

社会保険労務士

「見直しの場合」はここがポイント!

見直し場合は、「現状との比較」が重要です。

なぜなら「不利益変更を慎重に検討」しなければならないからです。この比較作業を軽視すると後で大きなトラブルとなった時に不利益変更の問題が大きく浮上し問題となります。

また仮に不利益変更する場合には、「個別に同意書の取り付け」が必要となる場合があります。

よって「見直しの場合」には、比較表を作成、項目を比較をしながら「どの部分がどの程度不利益になっているのか?」、また、不利益変更となった場合は、どのような書類を使い不利益変更について同意してもらうかをしっかり押さえておく必要があります。

「見直しの場合」は、新規で就業規則を作成する場合よりも見直しに要する時間が若干多くなることを予めご了承ください。

新規作成」と「見直す場合」の違いとは?

できる限り、就業規則の作成を通じて「実務で必要な労働関係の知識」を付けてパワーアップしていただきますので、じっくりと時間をかけてお打合せを行い、就業規則についてはぜひ納得したものを作成していただきたいと考えています。

最近ではネットで調べた知識で会社に対しあれこれ物申す社員も多いことから、就業規則の作成を通じて、実務で使える労働関係の知識をつけていただき、「社員からの質問に対してもきちんと受け答えができるレベル」への到達を目指します。

はじめて本格的に労働関係を勉強する方でも安心して取り組めるように「極力専門用語を使わず」打合せを進めていきますのでご安心くさだい。

新規作成の場合見直しの場合
お打合せ回数4回程度6回程度
ポイント解説
比較表
不利益変更の検討
労働者代表選任
のアドバイス
労基署への届出手続き

就業規則作成メニュー

商品名価格(税込み)
スピード版88,000円
標準版(お打合せ全4回)275,000円
プレミアム版(お打合せ全6回)385,000円
労務監査版別途見積
よく詳しい情報は社会保険労務士法人秋田国際人事総研のWebサイトをご参照ください。

就業規則の作成の流れ

ご相談およびご提案

・ご来社またはオンラインにて、次の事項についてヒアリングさせていただきます。
*面談時間は1時間程度を予定しています。
(1)企業概要(業種、社員数、職種、雇用形態など)
(2)就業規則の作成の目的や意図など
(3)過去の社員トラブルなど
(4)現在抱えている悩み
(5)就業規則作成・変更にあっての要望等(労働時間、残業代、懲戒、服務など)

就業規則作成メニューのご説明

資料を用いて、「就業規則のメニュー」についてご説明させて頂きます。

ご契約

弊社側で用意した「契約書」にご署名およびご捺印の上、双方で一部ずつ保管致します。

お打合せスタート

・1回のお打合せはその時の内容やお客様のご要望点によって異なりますが、「約1時間~2時間程度」を想定しております。

・お打合せは、基本的に事前にヒアリングした内容等を参考に弊社から改善点や作成にあってのポイントをご説明しながら進めていきます。

・お打合せ後に「打ち合わせ時の簡単な論点を整理した資料」と「次回まで双方が行うべきことを記した資料」を作成し、メールでお送りいたしますので、必ずご確認願います。


・お打合せ段階における、就業規則および諸規程の中の「誤字脱字誤植」は最終工程で確認することを予めご承知おきください。

お客様にて最終確認

・すべてのお打合せが終了した後に、就業規則や諸規程の「最終確認」をお客様にて行って頂きます。

・変更点などある場合は、「最終確認」の時にまとめて頂き、弊社にお伝えいただけるとその先の作業等がよりスムーズになりますので、ご協力のほどよろしくお願い致します。

誤字脱字誤植等の確認

弊社にて誤字脱字誤植の確認を行います。

就業規則の届出準備

・お客様にて「従業員過半数代表の選出」
・「就業規則届」への代表者の署名・捺印
・「意見書」へ意見聴取および従業員過半数代表の署名・捺印
・36協定の作成および届出(届出が必要な場合)
・弊社にて管轄の労基署への届出

就業規則および諸規程の納品

・就業規則および諸規程を製本し、原則として宅急便等でお送り致します。
・データも併せてお送り致します。
・労基署に届出した原本をご返却いたします。