労務管理Q&A集

労働条件通知書または雇用契約の電子化について

労基法では、労働契約を締結する際に「労働条件を明示」することを義務付けています。
明示する事項も定められており、2019年4月1日以降はFAX,メール、SNS等でも明示することが可能となりました。(ただし、条件を満たしていることが必要)
ことで注目すべきは、「明示」であり、「合意」ではないということです。
つまり、「労働条件を明示する」ということは労働者の合意が必要ないため、労基法施行規則に従い行えばよいことになります。
実務上電子化する際にもさほど大きな障害はないものと考えます。


一方、「雇用契約書」や「労働契約書」といって相手方である労働者の「合意」が必要な場合における契約書の電子化は、労働条件の明示とは違い注意を払う必要があります。

雇用契約書または労働契約書を電子化する場合の注意点

  • 証拠力の確保(保全)
  • 電子帳簿保存法への対応
  • 労働条件通知書の交付

大切なのはトラブル時に当該雇用契約内容が法的証拠として用いることができるかということです。

そうなるとシステムを利用する場合、合意の記録はもちろんのこと、かいざん防止のための電子署名がついているかなどを確認する必要があります。
この時点で実務上使えそうなシステムはかなり絞られますね。

次に、「電子帳簿保存法」はデータ保存を義務付けた法律です。
法律上みたさなければならない要件が定められているため、やはりシステムを利用する場合には、要件が具備されているか事前に確認する必要があります。

最後に「労働条件通知書の交付」です。こちらは労基法に定めがあるため、一般的には「労働条件通知書兼雇用契約書」という形で対応している企業が多いように思われます。